Zeitmanagement ist eine Disziplin des Selbstmanagements. Es geht darum Methoden anzuwenden, um sowohl persönlich, als auch beruflich effizienter zu sein. Um diese Disziplin zu meistern, müssen oft alte Gewohnheiten und Verhaltensweisen aufgegeben oder angepasst werden. Zeitmanagement besteht also aus mehr, als simplen To-Do Listen, und Planungskalendern.
Um also eine To-Do-Liste effizient nutzen zu können, muss diese an einen Zeitplan gekoppelt werden. Die beste Praxis eine To-Do-Liste zu erstellen, besteht in der Kategorisierung der einzelnen Aufgaben (engl. Tasks). Hierbei sind zwei grundsätzliche Aufteilungen sinnvoll: Pirotität und Größe. Beim Lesen der To-Do-Liste muss also ersichtlich sein, welche Aufgaben zuerst abgearbeitet werden müssen und welche Aufgaben viel Zeit oder Mühe in Anspruch nehmen. Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, große Aufgaben in sogenannte Subtasks (engl. Unteraufgaben) zu unterteilen. Dies ermöglicht eine realistische Herangehensweise, als dass die großen Aufgaben nicht aufgeschoben werden und Ihnen letztendlich Kopfzerbrechen bereiten. Beim Erstellen der Liste kann auch eine räumliche Gliederung der Aufgaben untereinander sinnvoll sein. Beispielsweise lassen sich Aufgaben, welche gleichzeitig abgearbeitet werden können, auf der To-Do-Liste untereinander notieren. Damit die Anwendung dieser Liste auch für Sie aufgeht, empfiehlt es sich, die Liste an einem Ort aufzubewahren, den Sie im Alltag oft passieren. Das kann natürlich Ihr Arbeitstisch, oder eine App auf dem Handy sein, welche Ihnen ins Auge springt, sobald das Smartphone entsperrt wird. Apps wie Color Note lassen sich in der Benachrichtigungsleiste anpinnen, um jederzeit seine Aufgaben im Blick zu haben. Der häufige Blick auf die Liste reduziert auch das Gefühl etwas vergessen zu haben.
Das Aufteilen großer Aufgaben verschafft einen zeitlichen Horizont, bis wann die Aufgabe bearbeitet werden kann. Außerdem nimmt es die Angst vor eventuell ungemütlichen Teilen. Indem man bei solch großen Aufgaben schrittweise vorangeht, stellt sich das Gefühl ein, etwas Sinnvolles getan zu haben und das lästige Gefühl des Prokrastinierens verschwindet. Wichtig dabei ist sich auch hier eine Deadline zu setzen, in der die Aufgabe abgearbeitet sein muss. Deshalb kann alleine schon das Aufschieben von kleinen Tasks den Fortschritt der großen Aufgabe behindern.
Vermeiden Sie Überlegungen wie: “Das erledige ich morgen oder die Tage”. Setzen Sie sich einen konkreten Zeitrahmen. Das verschafft Erleichterung und eine produktivere Abarbeitung. So beugen Sie auch dem Burnout-Syndrom vor, denn ist eine Aufgabe einmal auf der To-Do-Liste, kann sie guten Gewissens aus dem Kopf verschwinden.
Wichtig ist, konkrete Zeiten festzusetzen. Beim Wocheneinkauf wären das beispielsweise 45 min., die Tante anrufen 15 min. Sie sollten auf realistische Zeiten hinarbeiten und dabei lieber aufwärts runden, damit Ihnen ein Puffer bleibt. Zu knappe Zeitpläne enden in einem totalen Chaos, da alle Aufgaben in Verzug geraten, sollte eine viel mehr Zeit beanspruchen als geplant. Machen Sie sich bewusst Platz für Pausen. Diese können Sie sogar mit in den Zeitplan aufnehmen. Denn nur ein erholter Geist kann produktiv sein.
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